教处函字〔2020〕59 号
为进一步规范学生学籍档案管理,根据山东省教育厅《关于做好普通高等学校2020级新生入学资格复查和学籍电子注册工作的通知》(鲁教学函〔2020〕14号)《山东科技大学本科学生学籍管理实施细则》(山科大教字〔2017〕13号)等文件规定,结合我校实际,制定本办法。
第一条 学生学籍档案是学生个人档案的重要组成部分,学生个人、学校工作人员在填写相关内容及提供相关材料时,必须保证信息真实准确。严禁任何单位和个人篡改伪造或填写虚假信息、内容,违者予以纪律处分。
第二条 学生学籍档案包含《山东科技大学学生学籍档案卡》(简称《档案卡》,见附件1)、《山东科技大学学业成绩单》(中英文)及学生访学期间成绩单。
第三条 根据国家招生规定录取、报到注册的学生,以及转学至我校的学生,取得学籍后由本人填写《档案卡》一式两份,由学院(系、部)负责保存至学生毕业。
《档案卡》由学院(系、部)根据需要自行打印,填写时一律使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔,字迹须清楚,情况要真实、详细。不得涂改、不得漏项,如没有这种情况即写“无”。
第四条 学生毕业前一学期,所在学院(系、部)对预计毕业生的《档案卡》及已取得的访学成绩单进行全面复核和整理,组织填写《档案卡》中在校情况部分,情况信息由教务处、学生工作部提供。填写完毕后加盖学院和学校学籍用章,一份装入学生个人档案,一份归入学生学籍档案。
学生毕业后,教务处下发应届毕业生及变更毕业、学位结论往届生的班级学籍档案目录及《山东科技大学学业成绩单》(中英文),学院(系、部)指定专人按照档案管理要求完成初步档案收集工作(方法见附件2)后移交教务处,教务处检查合格后转交学校档案管理部门存档。
第五条 档案管理部门接收学生学籍档案以后,按照学校档案管理的相关规定对学生学籍档案进行保管和查阅。
附件:1.《山东科技大学学生学籍档案卡》
2.学生学籍档案初步收集方法
教务处
2020年9月29日
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